Quando estamos planejando as nossas ações logo vem na nossa mente a necessidade de acompanhamento, e é aí que buscamos suporte em diversas ferramentas de gestão.  Somente através do planejamento, acompanhamento e avaliação dos resultados é possível alcançar os objetivos.

Nesse texto, farei uma breve abordagem sobre a importância, necessidade e uso do DIAGRAMA DE ISHIKAWA e PLANOS DE AÇÕES, trazendo orientações de como utilizar esses instrumentos de maneira conjunta.

Para que se tenha uma análise real de um determinado problema (nesta análise chamado de EFEITO) é preciso identificar os fatores causadores, que podem ser os mais diversos. Nessa conjuntura o diagrama de Ishikawa torna-se uma peça perfeita para tal detalhamento, pois nele estarão contidos os possíveis fatores geradores daquele problema.

É preciso identificar as variáveis que interferem na correta execução de um processo. No diagrama de Ishikawa elas são divididas em:

Mão de obra (pessoas): serão detalhados todos os problemas envolvendo os agentes participantes do processo. Ex.: Falta de capacitação e pessoas desestimuladas.

Meio ambiente: são fatores externos ou internos que estão ligados as condições ambientais e podem fazer com que o trabalho não seja desenvolvido de maneira satisfatória. Ex.: Iluminação inadequada e alta temperatura.

Materiais: incorre na falta de materiais adequados para a execução da atividade. Ex.: Falta de papel para impressão.

Máquinas: envolve a indisponibilidade de maquinário fundamental para o correto desempenho das ações. Ex.: Ausência de Computador e equipamento obsoleto.

Medição: relata os dados utilizados para mensurar os resultados do processo. Ex.: Indicadores irreais ou mal preenchidos.

Métodos: trata dos processos que são definidos para a realização das tarefas. Ex.: um falha muito comum nas empresas é a elaboração de processos complexos ou até a falta destes para orientação dos trabalhos.

Percorrendo esse caminho é possível a análise dos fatores e consequentemente a adoção de medidas para a correção de pontos de não conformidade que forem encontrados após avaliação. Após reunir essas informações, deve-se desenvolver planos de ações específicos para cada fator causador do PROBLEMA/EFEITO, a partir daí entra em cena o plano de ação.

Primeiramente é preciso que compreendamos as etapas de um plano de ação, afinal, para que essa ferramenta seja útil e prática faz-se necessário que contenha as seguintes informações: Qual a ação a ser desenvolvida? Quem será o responsável? Qual o prazo para entrega? Como serão desenvolvidas as atividades? Qual os pontos que impactaram para a não realização das ações? Quanto custará o processo? Respondidas essas perguntas, está montado o seu plano de ação, então é necessário que o responsável monitore os resultados que estão sendo alcançados em cada etapa e possa ao final de cada uma delas realizar uma avaliação detalhada dos itens e de possíveis não conformidades, para que as medidas corretivas sejam adotadas através de novas ações. É importante ressaltar que planos de ações devem ser elaborados de maneira que cada ação seja passível de resolução pelo seu responsável, afinal, não se pode atribuir uma ação a alguém que não tenha autonomia para resolvê-la.

Realizada essa análise e adotados os planos ações para correção das não conformidades, fica fácil o monitoramento e a consequente resolução dos problemas da sua empresa.

Analise, meça e corrija os seus problemas, pois quem não mede, não gerencia e não avança!