A ação de planejar sempre foi um grande mistério nas organizações, sejam elas públicas ou particulares. Planejamentos com muito conteúdo, gráficos, estudos e indicadores sempre deixaram a percepção de que os trabalhos não estão caminhando tão bem. Então, agora, o que fazer?

O planejamento é o primeiro processo para iniciar um projeto? Não! Aí está um problema. O primeiro passo para iniciar qualquer projeto é o processo conhecido como “Iniciação”. Vale lembrar que, de acordo com o PMBOK, projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Sendo assim, existem cinco processos em qualquer projeto. Seriam: 1. Iniciação; 2. Planejamento; 3. Execução; 4. Monitoramento e Controle; e 5. Encerramento.

Quando falam “vamos PLANEJAR o que fazer", cuidado! O Planejamento é o segundo processo dentro das área de conhecimento na construção de um projeto e seu gerenciamento.

O tempo que usamos para aplicar técnicas e métodos de Planejamento, Execução e Monitoramento/Controle fazem total diferença no resultado do projeto. Entender esses pontos fará com que o Gestor do Projeto identifique os ajustes necessários para chegar onde deseja.

Fator determinante para trabalhar com projetos é conhecer as 10 áreas de conhecimento – Escopo, Custo, Cronograma / Tempo, Qualidade, Risco, Stakeholders, Recursos / RH, Aquisições, Comunicação e Integração – Qualquer projeto tem todas essas áreas de conhecimento sendo trabalhadas. Em alguns, mais complexos, todas são destacadas. Já em outros, menos complexos, outras são escondidas. E agora? O que fazer?

Vamos lá, elaborar uma reunião formal com a equipe com a seguinte pauta: Iniciação do Projeto. Somente essa pauta de reunião. Neste momento existem dois importantes documentos que devem ser elaborados: 1. Termo de Abertura do Projeto (TAP) – documento com o resumo e justificativa do projeto designando o Gerente do Projeto (GP) e sua equipe (caso exista), Descrição do Produto ou Serviço, Premissas e Restrições, um Cronograma sumarizado e marcos do projeto - além de identificar os Stakeholders que são as partes interessadas do projeto.

Na sequência inicia-se o planejamento com o Escopo, Cronograma/Tempo, Custo, Qualidade, Recursos/RH, Comunicações, Riscos, Stakeholders, Aquisições e Integração. Todas as áreas de conhecimento são planejadas.

Planejar é muito importante para chegar ao objetivo, atingir a meta, que tanto desejamos. Vamos usar parte do nosso tempo para praticar o Planejamento. Tudo bem? Que você alcance todos os seus sonhos entendendo que planejar é preciso…