Fazer a gestão dos processos de uma empresa pode parecer difícil, mas é possível de ser feita em qualquer empresa e pode não ser tão complicado quanto parece, desde que seja inserida da forma correta na cultura da empresa.

Para evitar possíveis resistências dos colaboradores é importante apresentar as motivações para implantação, mostrando os maiores benefícios, como por exemplo, a redução dos erros, a diminuição da reclamação dos clientes e principalmente o aumento dos resultados financeiros, pela fidelização e atração de clientes que ficarão muito satisfeitos pelo atendimento de qualidade.

Tudo que acontece dentro de uma empresa depende de um processo com começo, meio e fim. Quando não existe um procedimento desenhado para as atividades desenvolvidas na empresa, muitas vezes o processo fica solto, permitindo a existência de muitas falhas que geram retrabalho e custos desnecessários.

Além desses problemas já mencionados, a falta de um padrão para a execução das tarefas pode criar os chamados “donos do processo”, que quando se ausentam porque pedem demissão, por doença, ou simplesmente por férias, gera um grande transtorno na empresa que poderia ser facilmente evitado se houvesse uma descrição do processo, expondo pelo menos as informações mais críticas para o alcance dos resultados esperados.

Diante desses prováveis problemas é importante mapear pelo menos os processos mais decisivos para o bom funcionamento da empresa, identificando também quais indicadores são fundamentais para medir a eficiência (melhor uso possível dos recursos disponíveis), a eficácia (alcance dos objetivos) e a efetividade (entrega de acordo com a expectativa do cliente interno ou externo).

Após a fase inicial de implantação da cultura e de uma estruturação básica, as empresas devem buscar se aperfeiçoar cada vez mais na gestão dos processos, implantando um sistema de gestão da qualidade dos processos que permitirá o avanço para a implantação da ISO 9001– International Organization for Standardization, que dá o direito de usar um selo de qualidade, reconhecido internacionalmente, que gera diferencial competitivo perante os concorrentes.

Para a implantação da ISO é importante o apoio de empresas ou instituições especializadas, que facilitam os caminhos até a perfeita adequação dos processos às exigências para a obtenção do selo da ISO 9001.

Vale ressaltar que a implantação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) não deve engessar o funcionamento da empresa, sendo necessárias revisões sempre que se identificarem possibilidades de melhorias nos processos. Com o SGQ funcionando bem a empresa passa a ter um controle mais efetivo sobre as suas atividades, ganhando muita competitividade no mercado onde atua.